Resposta rápida: A tributação sobre a folha de pagamento reúne encargos pagos pela empresa (INSS patronal de 20%, FGTS de 8%, RAT de 1% a 3% e Sistema S) e valores descontados do trabalhador (INSS progressivo de 7,5% a 14% e IRRF). O empregador recolhe a sua parte e retém a do empregado nos prazos legais.
Como funciona a tributação sobre a folha de pagamento
Quando uma empresa contrata um funcionário com carteira assinada, o salário bruto é apenas o ponto de partida do custo real. Sobre a folha de pagamento incidem contribuições previdenciárias, sociais e de garantia, algumas suportadas pela empresa e outras descontadas do próprio trabalhador.
É importante uma distinção técnica: boa parte do que chamamos de "impostos sobre salários" são, na verdade, contribuições e encargos (como INSS e FGTS) e não impostos em sentido estrito. Ainda assim, todos representam custo e obrigação de recolhimento.
Os valores se dividem em dois blocos:
- Parte patronal (custo da empresa): INSS patronal, RAT, contribuições a terceiros (Sistema S) e FGTS.
- Parte do empregado (descontada do salário): INSS e IRRF.
Principais impostos e encargos sobre salários
INSS patronal e do empregado
A contribuição previdenciária patronal é, em regra, de 20% sobre o total das remunerações pagas aos empregados e contribuintes individuais. Esse valor é integralmente custeado pela empresa.
Já o INSS do empregado é descontado na fonte de forma progressiva por faixas, com alíquotas efetivas entre 7,5% e 14%, aplicadas até o teto do salário de contribuição definido anualmente pela Previdência. A empresa retém e repassa esse valor.
RAT e Sistema S (terceiros)
Além dos 20%, a empresa recolhe:
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho): de 1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade (CNAE), ajustado pelo FAP (Fator Acidentário de Prevenção), que pode multiplicar essa alíquota por um índice entre 0,5 e 2,0.
- Contribuições a terceiros / Sistema S: somam em torno de 5,8% (SENAI, SESI, SEBRAE, INCRA, salário-educação etc.), variando pela atividade.
FGTS
O FGTS corresponde a 8% sobre a remuneração de cada empregado, depositado mensalmente em conta vinculada em nome do trabalhador. Não é desconto do salário nem tributo em sentido próprio: é um depósito de garantia, mas compõe o custo da folha.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte incide sobre os rendimentos do trabalhador conforme a tabela progressiva do IR, após deduções legais (INSS, dependentes e a parcela isenta). A empresa apenas retém e recolhe; o imposto é do empregado. Para acompanhar as faixas atualizadas, consulte a nova tabela do IR.
Tabela resumo dos encargos sobre a folha
A tabela abaixo resume as incidências mais comuns no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real (fora do Simples). Os percentuais são referenciais e variam conforme atividade, FAP e faixa salarial.
| Encargo | Quem paga | Alíquota de referência |
|---|---|---|
| INSS patronal | Empresa | 20% sobre a folha |
| RAT (ajustado pelo FAP) | Empresa | 1% a 3% |
| Terceiros / Sistema S | Empresa | ~5,8% |
| FGTS | Empresa (depósito) | 8% |
| INSS do empregado | Empregado (retido) | 7,5% a 14% (progressivo) |
| IRRF | Empregado (retido) | Conforme tabela do IR |
Qual o impacto da tributação da folha nas empresas
Somando os encargos patronais mais provisões de férias, 13º salário e seus reflexos, o custo de um empregado pode ficar cerca de 30% a 40% acima do salário bruto (podendo ultrapassar isso com benefícios). Esse peso influencia decisões de contratação, formalização e precificação.
Alguns fatores atenuam ou aumentam esse custo:
- Regime tributário: empresas do Simples Nacional recolhem, na maioria dos anexos, a contribuição patronal de forma unificada no DAS, o que costuma reduzir a carga sobre a folha. Veja como funciona no guia do Simples Nacional 2026. A exceção é o Anexo IV, em que o INSS patronal é recolhido à parte.
- Enquadramento correto de CNAE, RAT e FAP: erros de classificação podem gerar recolhimento a maior ou autuações.
- Escolha do regime: avaliar Lucro Real, Presumido e Simples é decisivo para o custo total. Nossa análise sobre qual regime escolher ajuda nessa decisão.
Desoneração da folha em transição
Por anos, setores intensivos em mão de obra usaram a desoneração da folha, substituindo o INSS patronal de 20% por uma contribuição sobre a receita bruta (CPRB). Esse benefício está em fim gradual, com reoneração escalonada. Entenda o cronograma e os impactos no artigo sobre o fim gradual da desoneração da folha.
Prazos e obrigações acessórias
O recolhimento e a declaração dos tributos sobre a folha passam, hoje, principalmente pelo eSocial e pela DCTFWeb, que consolidam as informações e geram a guia unificada de recolhimento das contribuições previdenciárias e de terceiros. O FGTS é declarado e recolhido em sistema próprio (FGTS Digital), e o IRRF segue as regras de retenção e recolhimento do imposto de renda.
Em geral:
- INSS/contribuições: apuradas no eSocial/DCTFWeb, com vencimento até o dia 20 do mês seguinte (antecipa se não for dia útil).
- FGTS: depósito mensal via FGTS Digital, com vencimento até o dia 20 do mês seguinte (antecipa para o primeiro dia útil anterior quando cair em dia não útil).
- IRRF sobre salários: recolhido no prazo da legislação do IR.
Como esses prazos e alíquotas podem mudar por norma anual, confirme sempre a data e o percentual vigente na fonte oficial antes de recolher.
Reforma tributária e a folha
A Reforma Tributária (EC 132/2023 e LC 214/2025) foca no consumo, criando CBS e IBS em substituição a PIS/Cofins, ICMS e ISS, com transição de 2027 a 2033. Ela não altera diretamente a estrutura de INSS, FGTS e IRRF sobre a folha, mas mudanças em contribuições e no ambiente tributário devem ser acompanhadas, pois impactam o custo total das empresas.
Fontes oficiais
- Contribuições previdenciárias e DCTFWeb — Receita Federal (gov.br)
- FGTS — Caixa Econômica Federal (gov.br)
Conteúdo atualizado em setembro de 2026. Material informativo; confirme com seu contador.